Shaxsiy Topshiriqlar

Bölümler arası elektronik performans disiplini sistemi

Performans disiplininin kontrolünü sağlayan elektronik belge yönetimi. Sistem aynı anda çalışanların belgelerle işbirliği yapmasına yönelik araçlar ve belge akışı süreçlerini otomatikleştirmek ve siparişlerin yürütülmesini izlemek için hazır araçlar sağlar.

Elektronik belge yönetim sisteminin ana fonksiyonları

Elektronik belge yönetim sisteminin ana işlevleri şunlardır:

- belgelerin kaydı;

- belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol;

- kağıt ve elektronik belgelerin hareketinin kontrolü, belgelerle çalışma geçmişinin sürdürülmesi;

— belge ayrıntılarının oluşturulması ve düzenlenmesi;

- işletmenin belge akışına ilişkin raporların oluşturulması;

— doğrudan sistemde bir belge oluşturmak;

— belge sürümleriyle, karmaşık çok bileşenli ve çok formatlı belgelerle, eklerle çalışmak;

- belgelerin elektronik dağıtımı;

— klasörlerdeki belgelerle çalışmak;

— Bilgiye erişim ve belgeleri işleme maliyetlerinin azaltılması.

Elektronik belge yönetiminin avantajları

Elektronik belge yönetiminin başlıca avantajları şunlardır:

- belgelerin elektronik arşivde merkezi, yapılandırılmış ve sistematik olarak saklanması;

- kağıt belgelerin basılması, postalanması ve saklanması ile ilgili maliyetlerin azaltılması;

- bir belgenin oluşturulması ve işlenmesine ilişkin prosedürlere (kayıt, onay vb.) tek tip bir yaklaşım;

- belgelerin teslimi, tescili ve onaylanması için gereken sürenin kısaltılması;

- belgeleri imzalama hızı;

- belgelerle her türlü işlemi günün her saatinde çevrimiçi olarak gerçekleştirme yeteneği: arama, indirme, yazdırma, uzlaştırma, reddetme ve hareketlerini izleme;

— belgeleri hızlı arama.

— Elektronik belge yönetim sisteminde, kuruluş belgeleri yazdıramaz ancak bunları elektronik arşivde saklayabilir.

— Gerektiğinde arşivde saklanan dokümanların çıktısı alınabilir.