Shaxsiy Topshiriqlar

Abteilungsübergreifendes elektronisches System der Leistungsdisziplin

Elektronisches Dokumentenmanagement, das die Kontrolle der Leistungsdisziplin gewährleistet. Das System stellt den Mitarbeitern gleichzeitig Tools für die Zusammenarbeit mit Dokumenten sowie vorgefertigte Tools zur Automatisierung von Dokumentenflussprozessen und zur Überwachung der Auftragsausführung zur Verfügung.

Hauptfunktionen des elektronischen Dokumentenmanagementsystems

Die Hauptfunktionen des elektronischen Dokumentenmanagementsystems sind:

— Registrierung von Dokumenten;

— Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten;

— Kontrolle der Bewegung von Papier- und elektronischen Dokumenten, Führung des Arbeitsverlaufs mit Dokumenten;

— Dokumentdetails erstellen und bearbeiten;

— Erstellung von Berichten über den Dokumentenfluss des Unternehmens;

— Erstellen eines Dokuments direkt im System;

— Arbeiten mit Dokumentversionen, komplexen Dokumenten mit mehreren Komponenten und mehreren Formaten sowie Anhängen;

— elektronische Verteilung von Dokumenten;

— Arbeiten mit Dokumenten in Ordnern;

— Reduzierung der Kosten für den Zugriff auf Informationen und die Bearbeitung von Dokumenten.

Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements

Zu den wesentlichen Vorteilen des elektronischen Dokumentenmanagements gehören:

— zentralisierte, strukturierte und systematisierte Speicherung von Dokumenten in einem elektronischen Archiv;

— Reduzierung der Kosten für Druck, Porto und Aufbewahrung von Papierdokumenten;

— ein einheitlicher Ansatz für die Verfahren zur Erstellung und Bearbeitung eines Dokuments (Registrierung, Genehmigung usw.);

— Verkürzung der Zeit für die Zustellung, Registrierung und Genehmigung von Dokumenten;

— Geschwindigkeit beim Unterzeichnen von Dokumenten;

— die Möglichkeit, rund um die Uhr alle Vorgänge mit Dokumenten online durchzuführen: Suchen, Herunterladen, Drucken, Abgleichen, Ablehnen sowie Verfolgen ihrer Bewegung;

— schnelle Suche nach Dokumenten.

— In einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem darf eine Organisation Dokumente nicht ausdrucken, sondern sie in einem elektronischen Archiv speichern.

— Bei Bedarf können im Archiv gespeicherte Dokumente bei Bedarf ausgedruckt werden.