Shaxsiy Topshiriqlar

Interdepartementaal elektronisch systeem voor prestatiediscipline

Elektronisch documentbeheer, dat controle op de prestatiediscipline garandeert. Het systeem biedt tegelijkertijd tools voor medewerkers om samen te werken met documenten en kant-en-klare tools voor het automatiseren van documentstroomprocessen en het monitoren van de uitvoering van orders.

Belangrijkste functies van het elektronische documentbeheersysteem

De belangrijkste functies van het elektronische documentbeheersysteem zijn:

— registratie van documenten;

— controle op de uitvoering van documenten;

— controle van de verplaatsing van papieren en elektronische documenten, waarbij de geschiedenis van het werken met documenten wordt bijgehouden;

— documentdetails aanmaken en bewerken;

— het genereren van rapporten over de documentenstroom van de onderneming;

— een document rechtstreeks in het systeem aanmaken;

— werken met documentversies, complexe documenten met meerdere componenten en meerdere formaten, bijlagen;

— elektronische distributie van documenten;

— werken met documenten in mappen;

— het verlagen van de kosten voor toegang tot informatie en het verwerken van documenten.

Voordelen van elektronisch documentbeheer

De belangrijkste voordelen van elektronisch documentbeheer zijn onder meer:

— gecentraliseerde, gestructureerde en systematische opslag van documenten in een elektronisch archief;

— verlaging van de kosten voor het afdrukken, verzenden en opslaan van papieren documenten;

— een uniforme aanpak van de procedures voor het genereren en verwerken van een document (registratie, goedkeuring etc.);

— verkorting van de tijd voor levering, registratie en goedkeuring van documenten;

— snelheid van het ondertekenen van documenten;

— de mogelijkheid om 24 uur per dag online bewerkingen met documenten uit te voeren: zoeken, downloaden, afdrukken, afstemmen, afwijzen en de verplaatsing ervan volgen;

— snel zoeken naar documenten.

— in een elektronisch documentbeheersysteem mag een organisatie geen documenten afdrukken, maar deze opslaan in een elektronisch archief.

— indien nodig kunnen documenten die in het archief zijn opgeslagen indien nodig worden afgedrukt.